Article 1 – MEMBRES

L’Office Municipal du Sport comprend :

1. des membres adhérents,
2. des membres représentatifs,
3. des membres cooptés,
4. des membres honoraires,
5. des membres d’honneur,

Seuls les membres adhérents et les membres cooptés ont voix délibératives au sein de l’OMS.

1.1 – MEMBRES ADHERENTS

Peuvent adhérer à l’OMS et devenir membres adhérents:

1. Les associations de la ville pratiquant le sport de compétition ou de loisirs affiliés à une Fédération agréées par l’État
2. les associations sportives des établissements scolaires publics et privés primaires, secondaires, universitaires ou professionnels de la ville,
3. les associations pratiquant des jeux traditionnels à caractère sportif,
4. les associations de loisirs ayant pour objet principal la pratique des activités physiques ou de bien-être uniquement et présentant un intérêt général pour le territoire.

1.1.1 – Modalité d’adhésion

Pour devenir membres adhérents, les structures précitées devront préalablement exprimer le désir d’adhérer à l’OMS.
Pour les associations citées aux alinéas 1 et 4, la qualité de membres adhérents deviendra effective après :

• Le vote à la majorité absolue du Comité Directeur,
• La communication de la décision à l’Assemblée Générale.,

1.1.2 – Radiation

Perdent la qualité de membres adhérents, les associations telles que définies à l’article 10 des statuts.

1.2 – MEMBRES COOPTÉS

Peuvent être cooptés, sur toute la durée du mandat, après en avoir exprimé le souhait auprès du Comité Directeur ou sur son avis :

1. Des représentants qualifiés des institutions ou organismes de la ville composant des divers secteurs de la pratique sportive,
2. Des personnes ayant des compétences dans le sport, dans la gestion associative, dans l’animation socio-éducative et culturelle,
3. Les associations pratiquant une ou plusieurs disciplines, issues d’une entreprise située sur le territoire de la ville,
4. Des entreprises contribuant au développement de la pratique sportive quelle que soit leur forme juridique.

Article 2 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

L’Assemblée Générale se réunit une fois par an, au maximum 6 mois après la clôture de l’exercice financier de l’OMS.
L’Assemblée Générale est présidée par le président de l’OMS.

2.1 – PRÉPARATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

2.1.1 – La convocation

• 2.1.1.1 – Son contenu :

La convocation informera de l’ordre du jour, du nombre de poste à pourvoir ou restant libre en assemblée « non élective » si le Comité Directeur a décidé de pourvoir les postes restés vacants.
Sera jointe à cette convocation la procuration qui mentionnera le nombre de voix dont disposeront les membres adhérents selon les modalités définies à l’article 4.3.

Quant aux membres cooptés et les membres élus, ils bénéficieront d’une voix.

• 2.1.1.2 – Sa diffusion :

La convocation est envoyée au moins 15 jours à l’avance par courrier ou par mail indiquant l’ordre du jour aux membres :

• adhérents,
• représentatifs,
• cooptés (même en année élective),
• honoraires,
• d’honneur,
• élus (même en année élective).

et aux associations ayant exprimé le souhait d’y adhérer.

2.1.2 – L’ordre du jour

L’ordre du jour est arrêté par les membres du Comité Directeur.
Ne devront être traitées, lors de cette assemblée que les questions soumises à l’ordre du jour.
Toutefois toute modification ou proposition sur l’activité de l’OMS pourra éventuellement être abordée à condition qu’elle soit parvenue par écrit au moins 8 jours avant la date de l’assemblée générale sous réserve que le Bureau Directeur ait donné son aval.

2.2 – VOTE

2.2.1 – Par procuration

Le vote par procuration est autorisé. La procuration doit être signée par le Président de l’association ou le représentant légal. Une association ou un membre élu du comité directeur ne peut détenir plus de trois procurations.
Celle-ci pourra être envoyée par mail

2.2.2 – Par correspondance

Le vote par correspondance est interdit sauf en cas d’assemblée générale se déroulant en distanciel.

2.2.3 – Scrutin

Les décisions seront validées à la majorité absolue des voix présentes et représentées sous réserve du quorum.

2.2.4 – Quorum

Pour délibérer valablement l’assemblée générale doit être composée du quart des membres adhérents, membres élus et cooptés.

Seuls les membres adhérents à jour de leur cotisation seront comptabilisés.

Si ce quorum n’était pas atteint, l’assemblée serait convoquée de nouveau sur le même ordre du jour dans un délai de 15 jours et pourrait alors valablement délibérer quel que soit le nombre des membres présents.

2.2.5 – Cas de force majeure : tenue en distanciel

L’ensemble des membres ayant le droit de vote recevront préalablement par courrier ou par mail la convocation informant des modalités de vote et de consultation des documents (rapport du commissaire aux comptes, les documents clôture de fin d’exercice comptable et les différents rapports).

2.3 – ABSENCE D’UN MEMBRE DU BUREAU DIRECTEUR

En cas d’absence, le Président pourra se faire représenter, par l’un des membres du bureau directeur sur délégation de celui-ci.
Disposition applicable à l’ensemble des membres du Bureau Directeur.

Article 3 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

Elle se réunit soit :

• sur décision du Comité Directeur,
• à la demande d’un tiers des membres du Comité Directeur,
• sur demande de la majorité des membres adhérents à jour de leur cotisation.

Le (la) président(e) ou le (la) secrétaire général(e) peut convoquer une Assemblée Générale extraordinaire, suivant les modalités prévues à l’article 2.1 du présent règlement intérieur.

Article 4 – LES ASSOCIATIONS SPORTIVES

4.1 – DEMANDE D’ADHÉSION À L’OMS

4.1.1 – Candidature

Seules les associations ayant leur siège social à Villeneuve d’Ascq peuvent demander leur adhésion.
Toutefois les membres du comité directeur se réservent le droit d’accepter l’adhésion d’un club ayant une activité régulière sur la commune ou développant des actions avec l’OMS ou la municipalité.

4.1.2 – Dépôt de dossier

Les associations qui sollicitent leur adhésion au sein de l’OMS doivent déposer un dossier comprenant :

• la copie de la déclaration au Journal Officiel
• les copies des récépissés de préfecture (création et conseil d’administration)
• la composition du conseil d’administration
• une présentation de la structure
• les statuts
• les tarifs pratiqués

et excepté pour les associations citées à l’article 1.1 alinéa 2 et 3 du présent règlement intérieur :

• l’attestation d’affiliation de la Fédération à laquelle l’association est rattachée le cas échéant
• la copie de l’agrément sport le cas échéant du ministère de référence

et tout autres documents qui sera jugé utile.

Toutefois, les membres du Comité Directeur se réservent le droit d’accepter une association même si toutes les conditions citées ci-dessus ne sont pas remplies.

4.1.3 – Examen de la candidature

Le (la) président(e) sera invité(e) à présenter l’association au Comité Directeur.
Il (elle) pourra être accompagné(e) d’un ou plusieurs membres. En cas d’impossibilité, il (elle) pourra se faire représenter par un membre du bureau directeur.
Afin de ne pas multiplier les clubs pratiquant une discipline identique, les associations relevant de l’alinéa 1 et 4 de l’article 1.1 pratiquant une activité déjà représentée au sein de l’OMS seront invitées à une réunion de concertation.
Seront également conviés à cette réunion le Bureau Directeur et un membre du Comité Directeur, les représentants des clubs adhérents à l’OMS pratiquant la même discipline ou s’en rapprochant.
L’objectif étant d’étudier les possibilités d’accueil de l’association postulante dans l’un des clubs existants.
En cas de désaccord, le club pourra réitérer sa demande.

4.1.4 – Vote

Le vote se fera à la majorité absolue à main levée ou à bulletin secret à la demande d’un des membres du Comité Directeur.
Ce vote se fera hors de la présence des représentants de l’association. La décision sera rendue publique à l’Assemblée Générale. L’association aura été préalablement avertie de la décision par courrier.
Toutefois le Comité Directeur se réserve le droit de rendre une adhésion «provisoire ».
L’adhésion de l’association ne deviendra définitive qu’après avoir levé les réserves fixées par le Comité Directeur.

4. 2. – MEMBRE ÉLUS AU SEIN DU COMITÉ DIRECTEUR

4.2.1 – Appel à candidature

L’appel à candidature sera adressé aux associations au moins 45 jours avant l’Assemblée Générale.

4.2.2 – Candidatures

Seuls les membres des associations à jour de leur cotisation pourront faire acte de candidature.
Les membres des clubs et associations nouvellement admis ne pourront faire acte de candidature que l’année suivante leur admission définitive.
Les membres des associations ayant été exclus pour absences répétées et inactivité par le Comité Directeur ne pourront faire acte de candidature le mandat suivant.
Tout candidat non excusé le jour de l’Assemblée Générale Elective verra sa candidature considérée comme nulle.

4.2.3 – Procédure

Toute personne candidate devra être adhérente à l’association et doit faire parvenir sa demande, sous couvert du Président du club, au moins 10 jours avant la date de l’Assemblée Générale.

4.2.4 – Vote

Le vote se fera à la majorité absolue à bulletin secret, lors de l’Assemblée Générale élective. Pour le remplacement d’un membre élu pendant la durée du mandat, le vote du ou des candidats pourra se faire à main levée.

4.3 – LA REPRÉSENTATIONS DES CLUBS

Le mode de représentation des clubs et associations à l’Assemblée Générale est fixé de la façon suivante :

4.3.1 – Associations pratiquant le sport de compétition (article 1.1 alinéa 1)

Le nombre de licenciés pris en compte est celui transmis dans le « dossier de demande de subvention Ville/OMS ou »dossier critères » ou dossier d’information. En l’absence de retour de dossier, il sera attribué une voix.

4.3.2 – Association omnisports

Une voix par section active.

4.3.3 – Autres associations et clubs (de article 1.1 des alinéas 2 3 4).

Une voix par structure.

Article 5 – LE COMITÉ DIRECTEUR

5.1 – COMPOSITION

L’OMS est administré par un Comité Directeur composé de :

• membres représentatifs
• membres cooptés tel que définis à l’article 1.2
• 10 à 30 membres adhérents dénommés membres élus

Membres issus des associations sportives définis à l’article 1

• Limitation :
  • Le Comité Directeur pourra compter 4 membres adhérents de la même structure, mais ils ne pourront jamais représenter à eux seuls plus de 25 % des membres du Comité Directeur.

5.2 – MISSIONS

Outre les missions définies dans les statuts le Comité Directeur élabore et définit ses positions dans ses rapports avec d’autres OMS, le CROMS, la FNOMS. Il nomme à cet effet un membre du comité directeur pour représenter la structure au sein de ces instances.
Le Comité Directeur harmonise les actions des clubs et associations de la Ville.

5.3 – VOTE

La délégation de pouvoir est autorisée, mais nul ne peut détenir plus de trois pouvoirs.
Le vote se fera à la majorité absolue à main levée ou à bulletin secret à la demande d’un des membres du Comité Directeur.
En cas de partage, la voix du (de la) président(e) est prépondérante.

5.4 – RÉUNIONS

Peuvent assister aux réunions et prendre part aux débats des représentants de la Jeunesse et des Sports, des fonctionnaires de la Ville, les salarié(e)s de l’OMS ou toute autre personne ou organisme susceptible d’enrichir les débats.
Mais en aucun cas, ils ne peuvent voter.

5.5 – POSTE VACANT

C’est le Comité Directeur qui décide pour le remplacement ou non. Si les membres ont voté pour le remplacement c’est l’assemblée générale ordinaire qui élira le ou les nouveaux membres selon les modalités de l’article 4.2.
Les pouvoirs des membres élus prennent fin à l’époque où aurait dû normalement expirer le mandat des membres remplacés (3, 2 ou 1 an).

5.6 – EXCLUSION D’UN MEMBRE

5.6.1 – Motifs

Les absences répétées et l’inactivité au sein du Comité Directeur pourront être l’un des motifs à amener les membres du Comité Directeur à prononcer la radiation d’un membre élu ou coopté.

5.6.2 – Procédure

Les membres précités seront informés de la procédure et du motif de la radiation par courrier ou par mail. Ils pourront faire appel de cette décision devant les membres du Comité Directeur.

5.6.3 – Décision

La décision sera rendue à l’Assemblée Générale. Les membres exclus pourront, s’ils en expriment le souhait, demander un recours devant l’Assemblée Générale qui statuera définitivement.

Article 6 – LE BUREAU DIRECTEUR

Les membres élus du Comité Directeur élisent les membres du Bureau Directeur.

6.1 – COMPOSITION

Le Bureau Directeur comprend a minima :

• Un(e) président(e)
• Un(e) secrétaire général(e)
• Un(e) trésorier(ère)

Ce bureau peut être complété par :

• 1 à 4 vice-président(e)s
• 1 secrétaire général(e) adjoint(e)
• 1 trésorier(ère) adjoint(e)

L’ordre de classement des vice-président(e)s est déterminé par le nombre de voix.

6.6.1 – Élection

Définie à l’article 12.2 des statuts.

Les membres souhaitant candidater à l’un des postes du Bureau Directeur seront invités à se présenter.

6.6.2 – Poste non pourvu

Toutefois, à l’issue de cette première réunion, si le poste de président(e), trésorier(ère) ou secrétaire général(e) reste vacant, les membres du Comité Directeur devront se réunir dans un délai de 10 jours pour pourvoir au(s) poste(s) vacant(s).

En l’absence d’une nomination d’un (une) président(e), la gestion de l’association sera assurée provisoirement par les membres du Bureau Directeur nouvellement élus ou par toute personne désignée par le Comité Directeur.

Si cette situation devait perdurer, une assemblée générale extraordinaire serait programmée conformément à l’article 2.1 du règlement intérieur.

6.2 – RÉUNIONS

L’ordre du jour est fixé par le (la) président(e), en tenant compte des propositions des membres de l’OMS.
Il se réunit sur convocation du (de la) président(e) ou du (de la) secrétaire général(e) ou à la demande d’au moins 2 de ses membres. Elles peuvent se tenir en distanciel.
Dans ses délibérations, en cas de partage des voix, la voix du (de la) président(e) ou de son (sa) représentant(e) est prépondérante.

6.3 – POSTE VACANT

En cas de démission ou de décès d’un membre du Bureau Directeur, c’est le Comité Directeur qui pourvoit à son remplacement à la majorité des voix.
Seuls les membres élus peuvent faire acte de candidature.

Article 7 – LES COMMISSIONS

Le Comité Directeur peut décider de la création de commissions qui seront présidées par un membre du Comité Directeur.
Les Président(e)s de Commissions peuvent s’adjoindre des membres non élus au Comité Directeur.
Une commission est tenue de rendre compte de ses activités au Comité Directeur ou au Bureau Directeur.

Article 8 – DIVERS

8.1. – MISE À DISPOSITION D’ÉQUIPEMENT

Les associations adhérentes devront respecter le règlement intérieur affiché dans les locaux et sur les terrains mis à leur disposition. Ils devront suivre les directives données par le fonctionnaire municipal nommé par la ville, et responsable de la propreté, de la bonne tenue et de la sécurité des locaux et équipements.

8.2. – PLANIFICATION DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Afin d’avoir une meilleure gestion des assemblées générales, les clubs devront informer le secrétariat de l’OMS avant de diffuser l’information auprès de leurs adhérents, pour que le secrétariat puisse vérifier de la disponibilité de l’heure et de la date.

8.3. – REMBOURSEMENT DES FRAIS

Sous contrôle du (de la) trésorier(ère) et du (de la) président(e) de l’OMS, les membres du Bureau Directeur peuvent, sur présentation d’un état justificatif recevoir un remboursement des frais engagés par eux, pour les missions qu’ils exercent au sein de l’OMS.

Le présent règlement ne pourra être modifié que sur décision de l’Assemblée Générale.

Fait à Villeneuve d’Ascq, le 13 avril 2024,

Le président de l’OMS,
Jean-Claude DUCROCQ

La secrétaire générale,
Joël PAQUE