Règlement intérieur

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Article 1 – MEMBRES

L’Office Municipal du Sport comprend :

1. des membres adhérents,
2. des membres représentatifs,
3. des membres cooptés,
4. des membres honoraires,
5. des membres d’honneur,
Seuls les membres adhérents et les membres cooptés ont voix délibératives au sein de l’O.M.S.

1.1 – MEMBRES ADHERENTS

Sont les associations adhérentes à l’O.M.S.
Peuvent adhérer à l’OMS et devenir membres adhérents:

1. Les associations ou clubs d’éducation physique et sportive de la commune pratiquant la compétition au sein d’une Fédération agréées par l’État
2. Les associations sportives des établissements scolaires publics et privés primaires, secondaires, universitaires ou professionnels de la commune,
3. Les associations pratiquant des jeux traditionnels à caractère sportif,
4. Les associations de loisirs ayant pour objet principal de pratiquer uniquement des activités physiques ou de bien être.

1.1.1 – Modalité d’adhésion

Pour devenir membres adhérents, les structures précitées devront préalablement exprimer le désir d’adhérer à l’O.M.S.
Pour les associations citées aux alinéas 1 et 4, la qualité de membres adhérents deviendra effective après :

• Le vote à la majorité absolue du Comité Directeur,
• La présentation à l’Assemblée Générale,

1.1.2 – Radiation

Perdent la qualité de membres adhérents, les associations telles définies à l’article 10 des statuts.

1.2 – MEMBRES COOPTÉS :
Peuvent être cooptés sur toute la durée du mandat après avoir exprimé le désir d’adhérer, auprès du Comité Directeur ou sur son avis :

1. Des représentants qualifiés des institutions ou organismes de la commune composant des divers secteurs de la pratique sportive,
2. Des personnes ayant des compétences dans le domaine de l’Education Physique et Sportive, du sport, de l’équipement sportif, du contrôle médico-sportif, des activités de loisirs, de l’animation socio-éducative et culturelle,
3. Les associations pratiquant une ou plusieurs disciplines, issues d’une entreprise ou d’une société commerciale située sur le territoire de la commune,
4. Des entreprises contribuant au développement de la pratique sportive quelles que soit leur forme juridique,

Article 2 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

L’Assemblée Générale se réunit une fois par an, maximum 6 mois après la clôture de l’exercice financier de l’OMS.
L’Assemblée Générale est présidée par le Président de l’OMS.

2.1 – PRÉPARATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

2.1.1 – La convocation

2.1.1.1 Son contenu :
La convocation informera de l’ordre du jour, du nombre de poste à pourvoir ou restant libre en assemblée « non élective » si le Comité Directeur a décidé de pourvoir les postes restés vacants.
Sera jointe à cette convocation, la procuration qui mentionnera le nombre de voix dont disposeront les membres adhérents selon les modalités définies à l’article 4.3. Quant aux membres cooptés et les membres élus, ils bénéficieront d’une voix.

2.1.1.2 Sa diffusion :
La convocation est envoyée au moins 15 jours à l’avance par courrier ou par mail indiquant l’ordre du jour aux :

• membres adhérents,
• membres représentatifs
• membres cooptés (même en année élective)
• membres honoraires,
• membres d’honneur,
• membres élus, (même en année élective)
et aux associations ayant exprimé le souhait d’y adhérer.

2.1.2 – L’ordre du jour
L’ordre du jour est arrêté par les membres du Comité Directeur lors de la réunion qui précède l’Assemblée Générale
Ne devront être traitées, lors de cette assemblée que les questions soumises à l’ordre du jour.
Toutefois toute modification ou proposition sur l’activité de l’OMS pourra éventuellement être abordée à condition qu’elle soit parvenue par écrit au moins 8 jours avant la date de l’Assemblée Générale sous réserve que le Bureau Directeur est donné son aval.

2.2 – VOTE

2.2.1 – Par procuration
Le vote par procuration est autorisé. La procuration doit être signée par le Président de l’association ou le représentant légal. Une association ou un membre élu du comité directeur ne peut détenir plus de trois procurations.
Celle-ci pourra être envoyée par mail

2.2.2 – Par correspondance

Le vote par correspondance est interdit.

2.2.3 – Scrutin
Les décisions seront validées à la majorité absolue des voix présentes sous réserve du quorum.

2.2.4 – Quorum
Le quart des membres adhérents, membres élus et cooptés.
Seuls les membres adhérents desdites associations adhérentes à l’OMS redevable d’une cotisation, à jour de celle-ci seront comptabilisés.
Si ce quorum n’était pas atteint, l’assemblée serait convoquée de nouveau sur le même ordre du jour dans un délai de 15 jours, et pourrait alors valablement délibérer quel que soit le nombre des membres présents

2.3 – ABSENCE D’UN MEMBRE DU BUREAU DIRECTEUR
En cas d’absence, le Président pourra se faire représenter, par l’un des membres du bureau directeur sur délégation de celui-ci.
Disposition applicable à l’ensemble des membres du Bureau Directeur.

Article 3 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

Elle se réunit en outre extraordinairement soit :

• sur décision du Comité Directeur,
• à la demande d’un tiers des membres du Comité Directeur,
• sur demande de la majorité des membres adhérents à jour de leur cotisation.

Le Président peut convoquer une Assemblée Générale extraordinaire, suivant les modalités prévues à l’article 2.1 du présent règlement intérieur.

Article 4 – LES ASSOCIATIONS SPORTIVES

4.1 – DEMANDE D’ADHÉSION À L’OMS

4.1.1 – Candidature :
Seules les associations ayant leur siège social à Villeneuve d’Ascq pourront demander leur adhésion.
Toutefois les membres du comité directeur se réservent le droit d’accepter l’adhésion d’un club ayant une activité régulière sur la commune ou développant des actions avec l’OMS ou la municipalité.

4.1.2 – Dépôt de dossier :
Les associations qui sollicitent leur adhésion au sein de l’OMS doivent déposer un dossier comprenant :

• une présentation de la structure
• la composition du conseil d’administration
• la copie de la déclaration au journal officiel
• les tarifs pratiqués

pour les associations citées à l’article 1.1 alinéa 1 et 4 du présent règlement intérieur la copie :

• du certificat d’affiliation de la Fédération à laquelle l’association est rattachée
• la copie de l’agrément J&S ou une attestation de dépôt de dossier de la DDCS

et tous autres documents qui auront été jugés utiles par les membres du Comité Directeur.
Toutefois les membres du comité directeur se réservent le droit d’accepter une association même si toutes les conditions citées ci-dessus ne sont remplies.

4.1.3 – Examen de la candidature
Le président sera invité à présenter l’association au Comité Directeur qui précédera l’Assemblée Générale.
Il pourra être accompagné d’un ou plusieurs membres. En cas d’impossibilité, il pourra se faire représenter par le trésorier ou le secrétaire.
Afin de ne pas multiplier les clubs pratiquant une discipline identique, les associations relevant de l’alinéa 1 et 4 de l’article 1.1 pratiquant une activité déjà représentée au sein de l’Office Municipal du Sport seront invitées à une réunion de concertation.
Seront également conviés à cette réunion le Bureau Directeur et un membre du Comité Directeur, les représentants des clubs adhérents à l’OMS pratiquant la même discipline ou s’en rapprochant.
L’objectif étant d’étudier les possibilités d’accueil de l’association postulante dans l’un des clubs existants.
En cas de désaccord, le club pourra réitérer sa demande.

4.1.4 – Vote
Le vote se fera à la majorité absolue à main levée ou à bulletin secret à la demande d’un des membres du Comité Directeur
Ce vote se fera hors de la présence des représentants de l’association. La décision sera rendue à l’Assemblée Générale.
Toutefois le Comité Directeur se réserve le droit de rendre une adhésion «provisoire ».
L’adhésion de l’association ne deviendra définitive qu’après que ladite association ait levé les réserves fixées par le comité directeur.

4. 2. – MEMBRE ÉLUS AU SEIN DU COMITÉ DIRECTEUR

4.2.1 – Appel à candidature :
L’appel à candidature sera adressé aux associations au moins 45 jours avant l’Assemblée Générale.

4.2.2 – Candidatures
Seuls les membres des associations à jour de leur cotisation pourront faire acte de candidature.
Les membres des clubs et associations nouvellement admis ne pourront faire acte de candidature que l’année suivante leur admission définitive.
Les membres des associations ayant été exclus pour absences répétées et inactivité par le Comité Directeur ne pourront faire acte de candidature le mandat suivant.

4.2.3 – Procédure
Toute personne candidate devra être adhérente à l’association et doit faire parvenir sa demande, sous couvert du Président du club, au moins 30 jours avant la date de l’Assemblée Générale.

4.2.4 – Vote
Le vote se fera à la majorité absolue à bulletin secret, lors de l’Assemblée Générale élective. Pour le remplacement d’un membre élu pendant la durée du mandat, le vote du ou des candidats pourra se faire à main levée.

4.3 – LA REPRÉSENTATIONS DES CLUBS
Le mode de représentation des clubs et associations à l’Assemblée Générale est fixé de la façon suivante :

4.3.1 – Associations pratiquant le sport de compétition (article 1.1 alinéa 1).

Nombre de voix
1 voix pour 1 à 100 licenciés
2 voix pour 101 à 150 licenciés
3 voix pour 151 à 250 licenciés
4 voix pour 251 à 350 licenciés
5 voix pour 351 licenciés et plus

Le nombre de licenciés pris en compte est celui transmis dans le dossier de demande de subvention Ville/OMS ou dossier d’information. En l’absence de retour de dossier, il sera attribué une voix.

4.3.2 – Association omnisports
Une voix par section

4.3.3 – Autres associations et clubs (de article 1.1 des alinéas 2 3 4).
Une voix par structure

Article 5 – LE COMITÉ DIRECTEUR

5.1 – COMPOSITION
L’O.M.S. est administré par un Comité Directeur composé de :

• membres représentatifs
• membres cooptés tel que définis à l’article 1.2
• 15 à 30 membres adhérents dénommés membres élus.
Membres issus des associations sportives définis à l’article 1
• Limitation :
Le Comité Directeur pourra compter 4 membres adhérents de la même structure, mais ils ne pourront jamais représenter à eux seuls plus de 25 % des membres du comité directeur.

5.2 – MISSIONS
Outre les missions définies dans les statuts le Comité Directeur élabore et définit ses positions dans ses rapports avec d’autres OMS, le CROMS, la FNOMS. Il nomme à cet effet un membre du comité directeur pour représenter la structure au sein de ses instances.
Le Comité Directeur harmonise les actions des clubs et associations de la Ville.

5.3 – VOTE
La délégation de pouvoir est autorisée, mais nul ne peut détenir plus de trois pouvoirs.
Le vote se fera à la majorité absolue à main levée ou à bulletin secret à la demande d’un des membres du Comité Directeur
En cas de partage, la voix du Président est prépondérante.

5.4 – RÉUNIONS
Peuvent assister aux réunions et prendre part aux débats des représentants de la Jeunesse et des Sports, des fonctionnaires de la Ville, les salariés de l’Office Municipal du Sport ou toute autre personne ou organisme susceptible d’enrichir les débats.
Mais en aucun cas, ils ne peuvent voter.

5.5 – POSTE VACANT
C’est le Comité Directeur qui décide pour le remplacement ou non. Si les membres ont voté pour le remplacement c’est l’assemblée générale ordinaire qui élira le ou les nouveaux membres selon les modalités de l’article 4.2.
Les pouvoirs des membres élus prennent fin à l’époque où aurait dû normalement expirer le mandat des membres remplacés. (3,2 ou 1 an).

5.6 – EXCLUSION D’UN MEMBRE

5.6.1 – Motifs
Les absences répétées et l’inactivité au sein du Comité Directeur pourront être un des motifs à amener les membres du Comité Directeur à prononcer la radiation d’un membre élu ou coopté.

5.6.2 – Procédure
Les membres précités seront informés de la procédure et des faits qui leurs sont reprochés par lettre recommandée. Ils seront invités à se présenter devant le comité pour fournir des explications.

5.6.3 – Décision
La décision sera rendue à l’Assemblée Générale. Les membres exclus pourront s’ils en expriment le désir, demander un recours devant l’Assemblée Générale qui statuera définitivement.

Article 6 – LE BUREAU DIRECTEUR

Les membres élus, les membres cooptés du Comité Directeur élisent les membres du Bureau Directeur à l’exception du président.

6.1 – COMPOSITION

Le Bureau Directeur comprend :
– Le président
– 1 à 4 vice-présidents
– 1 secrétaire général et 1 secrétaire général adjoint
– 1 trésorier(e) et 1 trésorier adjoint
L’ordre de classement des Vice-Présidents est déterminé par le nombre de voix.

6.2 – RÉUNIONS
L’ordre du jour est fixé par le Président, en tenant compte des propositions des membres de l’OMS
Il se réunit sur convocation du Président ou à la demande de 3 au moins de ses membres.
Dans ses délibérations, en cas de partage des voix, la voix du Président ou de son représentant peut, à son gré, être prépondérante.

6.3 – POSTE VACANT
En cas de démission ou de décès d’un membre du Bureau Directeur, c’est le Comité Directeur qui pourvoit à son remplacement à la majorité des voix.
Seuls les membres élus peuvent faire acte de candidature au poste de Président.

Article 7 – LES COMMISSIONS

Le Comité Directeur peut décider de la création de commissions qui seront présidées par un membre du Comité Directeur.
Les Présidents de Commissions peuvent s’adjoindre des membres non élus au Comité Directeur.
Une commission est tenue de rendre compte de ses activités au Comité Directeur ou au Bureau Directeur.

Article 8 – DIVERS

8.1. – MISE À DISPOSITION D’ÉQUIPEMENT :
Les associations adhérentes devront respecter le règlement intérieur affiché dans les locaux et sur les terrains mis à leur disposition. Ils devront suivre les directives données par le fonctionnaire municipal nommé par la ville, et responsable de la propreté, de la bonne tenue et de la sécurité des locaux et équipements.

8.2. – PLANIFICATION DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES :
Afin d’avoir une meilleure gestion des assemblées générales, les clubs devront informer le secrétariat de l’OMS avant de diffuser l’information auprès de leurs adhérents, pour que le secrétariat puisse vérifier de la disponibilité de l’heure et de la date.
Le commissaire aux comptes élu pour six ans par l’Assemblée Générale vérifie les comptes de l’O.M.S et présente son rapport au Comité Directeur avant l’Assemblée Générale.

8.3. – REMBOURSEMENT DES FRAIS
Sous contrôle du Trésorier et du Président de l’OMS, les membres du Bureau Directeur peuvent, sur présentation d’un état justificatif recevoir un remboursement des frais engagés par eux, pour les missions qu’ils exercent au sein de l’OMS.
Le présent règlement ne pourra être modifié que sur décision de l’Assemblée Générale.
Fait à Villeneuve d’Ascq, le 23 mai 2014
Le Président de l’OMS,
Jean-Claude DUCROCQ

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